1. Diagnosticar a área de RH

Vamos pensar na atitude de um médico: a primeira coisa que ele faz quando chega um novo paciente é fazer uma anamnese, que nada mais é do que uma investigação sobre a sua saúde até você chegar a ele. Através dessa investigação, ele poderá se sentir seguro para diagnosticar e recomendar o melhor tratamento e medicamento para esse momento atual.

Trazendo isso para a realidade de uma empresa, o primeiro passo quando pensamos em implantar uma área de Recursos Humanos é conhecer a empresa e o departamento atual. É fazer um diagnóstico, “uma anamnese”, internamente e externamente para determinar a situação atual, onde deveremos dar mais atenção e o que podemos usar como âncora para avançar.

Esse diagnóstico pode ser feito de duas formas:

1. A primeira delas é contratar uma empresa especialista no assunto, que fará todo o serviço, principalmente por ser expert. O lado positivo é que você não terá trabalho e você poderá focar em outro assunto.

2. Existem milhões de ferramentas que você pode encontrar na internet. Apresentações em powerpoint ensinando como fazer. Obviamente não é tão fácil assim, mas é possível se houver um esforço de sua parte.

#ficadica: Faça um questionário, algo que busque as principais questões de uma empresa, como por exemeplo, comunicação interna, gestão, remuneração e benefícios, histórico da empresa, segurança, relacionamento interpessoal, etc.

2. Identificar e mapear a área de RH

Partindo do princípio que você já realizou o diagnóstico, agora é seguir com o mapeamento de todo o processo que já existe. Identifique-os para entender como eles funcionam e quais problemáticas existem nesses processos atuais.

3. Criar novos fluxos e desenhos de processos

Comece pelos mais importantes, os que causam mais impactos, ou os que tem maior custo, ou ainda aqueles que você considera essenciais para uma área de RH como, por exemplo: R&S, T&D, Remuneração e Benefícios, Pagamento de Salários, e assim por diante.

Nesse ponto, é muito importante que você conheça sua empresa e suas necessidades. Cada empresa valoriza ou prioriza um processo específico.

4. Implantar procedimentos e políticas

Quando fala em procedimento, pode-se considerar imediatamente às regras da ISO 9001 – Qualidade. Se sua empresa está no processo de implementação da ISO 9001, automaticamente você terá que fazer isso de forma obrigatória. Caso sua empresa não esteja nesse processo, não precisa se desesperar. Existe o “Google” e existem várias dicas como criar um procedimento.

5. Descrever todos os cargos e funções

Todo bom departamento de RH precisa ter descrito todos os cargos e funções de sua empresa. Isso é muito importante!

Toda empresa necessita de uma direção e organização das descrições de seus cargos. Todo colaborador precisa saber quais são suas atribuições, o que a empresa esperar do mesmo e até onde ele pode crescer na organização profissionalmente. Também é importante que ele entenda o que a empresa espera dele diante da estrutura que existe.

A descrição de cargos também funciona para discriminar quais as competências técnicas, comportamentais, a formação necessária, os cursos necessários, a língua, e assim por diante.

É tremendamente importante a descrição de um cargo para uma organização, pois é a base para implementar todo processo de avaliação, remuneração, remuneração variável, e para isso é necessário entender como são exercidas diariamente todas as funções de todos os colaboradores dos diversos setores de uma empresa.

(Existem modelos de descrição de funções na internet).

6. Implantar uma tabela salarial básica

Toda empresa precisa de uma organização salarial básica. Criar um sistema salarial, mesmo que básico, não é fácil e se engana quem acredita nisso. É preciso saber como avaliar um cargo, as técnicas que existem, conhecer como fazer uma pesquisa salarial no mercado que você trabalha (que na maior parte das vezes é totalmente e completamente fechado), é preciso saber fazer os comparativos com o mercado, criar uma tabela salarial, fórmulas de cálculos, uma política de renumeração e benefícios, com regras, etapas, passo a passo.

Não há espaço para erros aqui! Então procure um bom profissional ou consultoria para ajudá-lo nesse processo. Vale a pena.

7. Recrutar e selecionar com qualidade

É preciso implementar uma área de Recrutamento e Seleção de qualidade, por meio das seguintes atitudes:

  • Desenvolva um procedimento de Recrutamento e Seleção;
  • Crie um fluxo de contratação rápido e eficaz;
  • Tenha um ótimo banco de currículos, seja local ou na internet, ou contratando uma boa empresa de recrutamento;
  • Tenha alguém com experiência em entrevistas técnicas e comportamentais;
  • Implemente testes básicos para melhor avaliação de candidatos;
  • Faça entrevistas em grupo, pois te ajuda a ter uma visão mais global;
  • Prepare um check list de todo o processo de R&S;
  • Tenha parcerias com empresas de testes psicotécnicos;
    Prepare todos os processos de exames, testes etc.;
  • Pesquise sobre seu candidato, busque referências;
  • Acredite no seu feeling… Normalmente ele diz algo importante.
  • Dê feedback sempre aos seus candidatos, seja ele positivo ou não;
  • Por fim, faça um bom processo de admissão e um ótimo processo de integração do novo funcionário;
  • Nunca deixe de acompanhar seu novo funcionário!

8. Treinar e manter a segurança da empresa

Muitas empresas, em sua maioria, vêem o treinamento como algo obrigatório. Isso também é visto no caso das empresas offshore, que normalmente só investem naqueles que são contratuais, ou legais.

São poucas as que vêem o treinamento como um complemento, como um desenvolvimento para o seu profissional.

Antes de qualquer coisa, quando se cria um departamento de treinamento, você precisa entender e classificar da seguinte forma:

  1. Treinamentos Obrigatórios – normalmente os que são contratuais exigidos pelos clientes, os que são legais exigidos de acordo com Lei, Normas regulamentadoras, ou ainda, em função da Marinha do Brasil, por exemplo.
  2.  Treinamentos de Segurança – aqueles exigidos pelos clientes e por normas regulamentadoras, legislação da área. Normalmente são obrigatórios também.
  3. Treinamentos Técnicos – são aqueles que existem para melhor desempenho da função. São determinados pela própria empresa diante de sua matriz de treinamento.
  4. Treinamentos Extras – são aqueles que são identificados durante o período de trabalho e podem existir em função de novo equipamento, de algum acidente, de nova tecnologia, nova legislação ou reciclagem.

Depois desse passo, você precisa criar alguns itens básicos:

Criar um procedimento e passo a passo da área de treinamento;

Criar uma matriz de treinamento padrão de sua empresa, separando e classificando os treinamentos conforme dito acima;

Fazer um levantamento das necessidades de treinamentos dos seus colaboradores de acordo com a legislação e necessidade;

Definir os colaboradores, as funções x treinamentos necessários;

Definir um calendário anual de treinamentos;

Organizar o agendamento e a logística dos treinamentos;

Preparar a avaliação de reação dos treinamentos;

Preparar a avaliação de eficácia dos treinamentos;

Acompanhar as alterações da legislação relacionadas aos treinamentos;

10º Preparar o orçamento de treinamento para o próximo ano.

9. Desenvolver sua equipe de trabalho

Quando se pensa em Recursos Humanos, automaticamente se pensa em equipe. Não se constrói um departamento de RH se não tiver uma equipe preparada, treinada para aquilo.

Todas as atividades ligadas à área de RH, ou seja, que demandam diretamente do trabalho humano, necessitam ser feitas com dedicação. É o sentido de coletividade, de trabalho em equipe e, para isso, todo líder tem que saber preparar uma equipe, tem que desenvolver sua equipe.

A equipe consegue trabalhar de forma que cada um de seus integrantes saiba exatamente o que o outro faz, sua forma de agir, sua função, sua atividade e o seu espaço dentro do grupo. Todos dentro do time são responsáveis por uma tarefa e consequentemente pelo sucesso ou pelo fracasso da mesma.

Primeiro você contrata, depois você treina, e consequentemente você vai desenvolvendo, ensinando, promovendo conhecimento para que eles possam não somente crescer, mas também andarem com suas próprias pernas.

Desenvolver uma equipe não é somente uma tarefa do líder, é uma missão! Sem isso não existe equipe e sem equipe, não é possível estruturar uma área de RH.

10. Preparar a liderança do futuro

Muitas empresas, na hora de contratar um profissional, já procuram alguns pontos que sejam interessantes para elas. E uma das principais competências desejada pelas organizações é a capacidade de gestão.

Uma pesquisa identifica que na hora da contratação, cerca de 42% das empresas buscam futuros profissionais com este diferencial em gestão, 32% com foco em resultados e 31% com facilidade de relacionamento interpessoal.

Isso já mostra a importância da liderança e das competências necessárias para sua boa formação. Mas nem sempre você consegue achar e identificar esses profissionais no mercado e é aí que a empresa precisa tomar uma decisão: desenvolver sua própria liderança investindo no futuro da liderança da empresa.

E para isso, o profissional de RH precisa buscar treinamentos focados em produtividade, organização, planejamento, liderança, trabalho em equipe, financeiro, e por aí vai.

Liderar não é uma tarefa fácil. Portanto, investir em treinamentos de liderança para seus colaboradores é uma excelente oportunidade de desenvolver competências de gestão na equipe, além de poder de uma forma também ampliar e diversificar a visão estratégica.

Para isso é muito importante, desenhar um programa de desenvolvimento de líderes, identificando as principais competências que a empresa entende serem importantes, montando um plano de treinamento, com cronograma, e principalmente avaliando os resultados desse projeto.

11. Mensurar os resultados dos trabalhos realizados

Todo bom administrador sabe que para um projeto ser bem realizado e completo, é necessário que se siga o ciclo do PDCA. Peter Drucker diz: “Se você não pode medir, você não pode gerenciar.”

O início é o “Check” (checar) o ciclo PDCA. Esse ponto do ciclo serve exatamente para que o departamento de RH possa mensurar os seus resultados, ou seja, medir e verificar se o seu plano de ação ou se a forma como você executou o seu plano ou ainda, de forma bem objetiva, se a forma como você colocou o seu plano em prática está realmente funcionando, e se funcionou bem.

Não basta saber que você realizou algum plano, é preciso entender que é preciso verificar se você atingiu a meta que você colocou para seu departamento.

No momento em que você colocar seu plano em prática, é preciso primeiramente “Estabelecer uma meta”, ou seja: A partir do momento que você preparou essa primeira parte, definiu suas metas, objetivos e está executando, aí você parte para o segundo passo dentro dessa parte do ciclo PDCA, que é medir os seus indicadores. Sim! Quando você segue os passos acima, você acaba de montar seus indicadores.

Com suas metas estabelecidas e definidas, você agora tem os indicadores de desempenho em mãos e, a partir daí, é necessário criar uma rotina de mensuração, de medição. Veja abaixo um exemplo:

Exemplo:

O que você quer alcançar? Treinar todos os colaboradores da empresa (vamos dizer que são 240 funcionários);

Quando você quer alcançar? Durante os 12 meses do ano, iniciando a partir de janeiro, por exemplo;

Como você vai alcançar? Agendar, em média, 20 treinamentos por mês;

Quanto você quer alcançar? 100% dos colaboradores treinados no período de 12 meses;

Como você vai medir? Mensal

  • Nº de colaboradores treinados/mês x 100 => 20 x 100 = 8,33%
  • Nº de colaboradores programados/mês 240

12. Medir a temperatura/clima da organização

Fazendo uma analogia entre o clima de um lugar, de uma cidade ou de um país, sabemos que cada lugar tem uma característica climática específica de acordo com sua localidade geográfica, sendo assim, medir a temperatura de uma empresa, nada mais é do que realizar uma Pesquisa de Clima Organizacional de uma empresa.

Podemos dizer que a Pesquisa de Clima Organizacional é um processo para avaliar vários fatores que interferem na satisfação do trabalhador em relação à empresa, as percepções sobre o ambiente interno da organização, e também, analisa a forma como a empresa gere seus recursos. Assuntos como Gestão, Comunicação, Remuneração e Benefícios, Segurança, Liderança, Treinamentos, etc… são normalmente levantados numa pesquisa de clima.

Essa técnica é altamente bem desenvolvida e demanda um profundo conhecimento no assunto. Não é simples montar uma pesquisa de clima, ela demanda algumas fases.

Esse trabalho, sendo bem feito, traz resultados importantíssimos para uma empresa. Esse trabalho também não pode ser feito de qualquer maneira, ou de forma superficial, é um trabalho meticuloso do início ao fim. É um trabalho com um objetivo final: medir a satisfação do funcionário e agir sobre a insatisfação.

13. Avaliar o desempenho dos colaboradores

Nesta etapa é possível identificar os pontos de melhoria dentro de uma organização, especificamente do profissional dessa empresa.

Quais os tipos de avaliação de desempenho mais conhecidas ou utilizadas?

Avaliação 360º

Normalmente mais adotado pelas empresas atualmente. Método que proporciona a participação de todas as pessoas que se relacionam com o colaborador: pares, superiores, subordinados, clientes e fornecedores.

Balanced Scoredcard

Visa alinhar o processo de avaliação com o planejamento estratégico, partindo dos parâmetros e objetivos esperados pela organização. Aqui se considera toda perspectiva de gestão, financeira, cliente, aprendizado e processos internos.

Avaliação por Competências

Tem como objetivo identificar os conhecimentos e aptidões dos colaboradores de uma organização em contrapartida com as expectativas e metas das competências apresentadas pela organização.

Abaixo algumas competências básicas para fazerem parte da avaliação de desempenho do colaborador. Mas é necessário avaliar e validar de acordo com as metas, objetivos e expectativas de sua empresa, ou seja, que tipo de competência você espera de seu colaborador. Exemplos:

1. Excelência

2. Desenvolvimento de Carreira

3. Ética

4. Produtividade

5. Planejamento

6. Comprometimento

7. Responsabilidade

8. Melhoria de processo no trabalho

9. Visão estratégica

10. Foco em resultados

11. Foco no cliente

12. Liderança

13. Trabalho em Equipe

14. Relacionamento Interpessoal

Que etapas devemos seguir?

1. Análise e diagnóstico

2. Preparação dos instrumentais

3. Treinamento para avaliação

4. Tabulação e diagnóstico

5. Divulgação de Resultados

6. Plano de ação.

Como devemos proceder?

Acredito que com toda explicação acima, é perceptível que esse processo também não é algo simples de implementar, mesmo os mais básicos, exigem um conhecimento mínimo e treinamento adequado para que seja implementado. Então sugerimos procurar um treinamento de qualidade, fazê-lo, entender com os outros colegas como eles fazem em suas empresas, assimilar as técnicas que o curso ensinar e colocar em prática. Mas antes de qualquer passo é preciso fazer um projeto bem detalhado para colocar esse processo em ação.

Outra possibilidade é buscar um profissional/consultor e terceirizar o serviço.

14. Manter uma comunicação direta e eficaz com seu colaborador

Acredito que esse seja um dos maiores pecados da área de RH com a comunicação, seja ela de forma pessoal, telefônica, por email, individual ou em grupo. A maioria das áreas de Recursos Humanos pouco dá valor à importância da comunicação interna. E isso traz resultados totalmente desastrosos e impactantes para os funcionários e para a própria imagem do departamento.

Há 2 formas de comunicação com o funcionário que são eficientes e trazem bons resultados:

1ª Manter um canal direto, diário e eficaz de comunicação com o seu cliente interno, seu colaborador.

O ideal é implementar uma Central de Atendimento ao Cliente Interno, com uma pessoa focada apenas no atendimento, na resolução dos problemas, na resposta às dúvidas e questões do dia-a-dia do funcionário.

A Central, de preferência, deve ser uma área à parte da Folha de Pagamento, ou da área de Administração de Pessoal, assim poderá dedicar melhor e mais tempo ao funcionário.

2ª Manter comunicação com habitualidade sobre todos os assuntos de interesses dos funcionários através de:

  • Memorandos
  • Reuniões
  • Emails
  • Cartas explicativas
  • Procedimentos
  • Políticas
  • Quadros de Avisos
  • Intranet e outros

#ficadica: Cuidado com a linguagem, com a escrita e com o conteúdo é essencial para um profissional que se preocupa com a comunicação. Lembre-se que a comunicação só acontece quando você escreve e o outro entende. Se não fechar esse ciclo, a comunicação não foi efetiva.

15. Manter pacote de benefícios e salários dos colaboradores em dia

Não podemos esquecer que os funcionários esperam duas coisas principais:

1. Pacote de benefícios atrativo

Um bom pacote de benefícios é essencial hoje para atrair bons candidatos à empresa. É importante conhecer como o mercado oferece seus benefícios para você estabelecer o próprio pacote de forma a poder concorrer com seus competidores. Buscar seguradoras que possam oferecer o melhor custo/benefício, e também possam oferecer maior suporte, acompanhamento e melhor serviço.

2. Pagamento salarial em dia

Para um pagamento correto e bem organizado, são necessários alguns pontos importantes:

  • 1. Um sistema de folha de pagamento automatizado, de preferência um que seja interligado com outras áreas, como financeiro, RH, contabilidade, etc. Alguns exemplos de sistemas conhecidos: ADP; TOTVs (RM Labore); SAP; e outros
  • 2. Processos bem estruturados
  • 3. Checklists bem organizados
  • 4. Cronograma Mensal de Fechamento da Folha de Pagamento
  • 5. Procedimentos bem definidos
  • 6. Fluxos de trabalho bem desenhados
  • 7. Agenda de pagamento dos encargos

Muito importante: para realizar o processamento de uma folha de pagamento, não basta apenas conhecer o sistema, mas tem que conhecer muito bem a Legislação Trabalhista e Previdenciária. Por isso a importância de treinamentos focados nesses assuntos, pontos de pesquisa para os profissionais e acompanhamento diário das mudanças na legislação, o que é muito mais frequente do que imaginamos.

16. Manter uma rede eficiente de contatos – Networking

Networking (em inglês) é uma expressão que representa uma rede de contatos. Diz respeito às pessoas que um indivíduo conhece e aos relacionamentos pessoais, comerciais e profissionais que mantém com elas.

Quanto maior for a rede de contatos de uma pessoa, maior será a possibilidade de essa pessoa conseguir uma boa relação profissional, realizar bons negócios, obter informações e várias outras vantagens que se pode obter da rede formada.

Participe de:

  • Reuniões de grupos e comitês de RH. No mercado offshore temos vários: Fórum de RH ABEAM, -ABESPETRO, Comitê de RH ABRAN;
  • Seminários da área: ABHR, CONARH, ABTD (apenas alguns deles);
  • Treinamentos e palestras;
  • Participações em eventos específicos do mercado;
  • Indicações de amigos.

O Networking te ajuda a se manter ativo no mercado e conhecer e aprender sobre as melhores práticas de RH. E essa pode ser uma grande oportunidade de aprendizado e troca para todo profissional de Gestão e RH.

Quer saber mais? Acompanhe nossas dicas e fique por dentro do mercado. #TODOSnoMESMOTimbre

FONTE: https://administradores.com.br/artigos/16-acoes-que-todo-rh-deveria-saber-fazer